Digital Workplace EN 097 384 64 72

Український корпоративний портал

Робота компанії — на вашому сервері

Бізнес-процеси з конструктором схем, заявки працівників із погодженням, завдання й проекти з Гантом, CRM із телефонією, чергування, диск, база знань, пошта й аналітика в одній системі — тридцять розділів плюс власний інтернет-магазин. Усе те, за чим ішли в «Бітрікс24», але розроблене в Україні й розгорнуте на вашому хостингу — без чужих хмар і щомісячної плати за кожного співробітника.

097 384 64 72 Що всередині
Постачання
Коробка або підписка
Розміщення
Ваш сервер, ваша база
Інтерфейс
Українською, повністю
Стек
PHP · MySQL · Node.js
портал.ваша-компанія.ua
Головна сторінка порталу: плитки з кількістю завдань, прострочених і лідів, а нижче — список найближчих завдань співробітника
Рис. 1Головна сторінка: усе, що потребує уваги співробітника сьогодні

Чому це питання постало

Портал, який нікуди не піде

У червні 2023 року російський «Бітрікс24» припинив роботу в Україні. Компанії, які роками будували в ньому свої процеси, за кілька тижнів мали шукати заміну — разом із базою клієнтів і історією завдань.

Digital Workplace будувався так, щоб ця історія не повторилася: код і база лежать на вашому сервері, а не в чужій хмарі, до якої одного дня можуть закрити доступ.

Дані не покидають компанію

Портал працює на вашому VPS чи власному сервері. Резервні копії — теж у вас. Ніхто ззовні не має доступу до бази клієнтів.

Розроблено в Україні, українською

Кожен напис, довідник і звіт — українською. Реквізити контрагентів перевіряються за українськими правилами: ЄДРПОУ, РНОКПП, ІПН, IBAN, МФО.

Без плати за кожного співробітника

Кількість користувачів не змінює вартість. Прийняли десять нових людей — просто заводите їм облікові записи.

Доробки під ваші процеси

Це не орендована коробка, а система, яку можна змінювати: нові поля, звіти, статуси, інтеграції з вашим обліком.

Модулі · 30 у складі

Одна система замість десятка окремих сервісів

Завдання, проекти, заявки, клієнти, дзвінки, спілкування, документи, навчання й пошта живуть в одному місці й посилаються одне на одне. Не треба зводити дані з чатів, таблиць і листування — і не треба шукати відповідь у семи вкладках.

Завдання

Постановка з дедлайном і пріоритетом, співвиконавці, спостерігачі, чек-лісти, файли, гілкові коментарі та повна історія змін.

канбанприймання роботипідзавдання

CRM: ліди

Воронка звернень від першого дзвінка до угоди. Авто-розподіл між менеджерами, перевірка дублів, обов'язкова причина відмови. Наявну базу клієнтів і лідів переносить імпорт із CSV чи Excel — зі здогадкою колонок і сухим прогоном.

канбанавтозавданняімпорт CSV · XLSX

Контрагенти

Картка клієнта з реквізитами, кількома рахунками, контактними особами, документами й історією взаємодії.

ЄДРПОУIBANекспорт CSV

Аналітика

Хто виконує вчасно, хто зриває терміни, хто перевантажений. Воронка продажів, джерела лідів, ефективність менеджерів.

рейтингипо місяцяхекспорт

Чат

Особисті та групові розмови, файли, відповіді на повідомлення, згадки через @. Окремий чат прямо з картки завдання.

непрочитанівкладенняавтоочищення

Новини компанії

Оголошення для всіх або для конкретних відділів, із закріпленням угорі, реакціями та підтвердженням прочитання.

хто прочитавреакціїкоментарі

Робочі групи

Проєкт чи відділ зі своїм переліком завдань, власним чатом і власною стрічкою новин. Відкриті групи та вступ за заявкою.

модераториархівстатистика

Оргструктура

Відділи, керівники, посади й картки співробітників. Саме звідси система знає, кому ескалювати прострочене завдання.

дерево відділівпошук людей

Бізнес-процеси

Конструктор схем: погодження з гілками, паралельні відділи, терміни на кожному кроці, підстановка даних із анкети. Запуск вручну, за подією, за розкладом або через API.

12 типів кроківгілкиескалація

Заявки

Відпустка, довідка, доступ, закупівля, ремонт техніки — вітрина з анкетами замість листів «а можна мені…». Видно крок, на якому стоїть заявка, і людину, яка її тримає.

анкетамаршрут погодженнямої заявки

Чергування

Хто з відділу на звʼязку після робочого дня: кнопка «Я чергую», значок із телефоном у верхній смужці, календар «коли я можу», графік наперед і звіт із нічними й вихідними годинами.

графікнічні годинизвіт і CSV

Вікіпедія

База знань компанії: дерево категорій, пошук по назві й тексту статей, історія змін. Доступ до матеріалу можна відкрити всім або лише обраним ролям, підрозділам чи людям.

пошук по тексту30 версійдоступи

Пошта

Поштова скринька підключається по IMAP: читання, відповіді, вкладення, завдання просто з листа. Особисті скриньки й спільні корпоративні на кшталт info@.

IMAP · SMTPспільні скринькизавдання з листа

Навчання

Курси з матеріалів і опитувань, обовʼязкові інструктажі з дедлайном, повторне проходження раз на рік, сертифікат для друку. Видно, хто пройшов, а хто ні.

тестиперескладаннясертифікат

Календар

Зустрічі з учасниками й переговорними, відпустки й лікарняні, дні народження. Дедлайни завдань і кроків процесів потрапляють сюди самі. Підписка з телефона по iCal.

переговорнівідсутніiCal

Підбір персоналу

Заявка на пошук працівника, вакансія на сайті, воронка кандидатів із налаштовуваними етапами. Резюме бачить лише HR і замовник вакансії.

воронкадублі кандидатівстатистика

Сайт і звернення

Публічна сторінка компанії з вакансіями й формою зворотного звʼязку. Заявка з сайту одразу стає зверненням у порталі з відповідальним менеджером.

лендінгзахист формвакансії

Дзвінки

Підключення IP-телефонії Бінотел: журнал розмов, історія дзвінків просто в картці клієнта й набір номера кнопкою. Пропущений дзвінок сам стає завданням «передзвонити». А дзвінок і відео між своїми працюють у самому порталі, без зовнішньої телефонії.

клік-дзвіноквідео між своїмипропущені

Ваша думка

Скринька ідей, пропозицій і скарг із справжньою анонімністю: імені автора немає в базі взагалі. Опитування персоналу, голосування за ідеї, дошка впровадженого.

анонімноопитуваннястрок відповіді

Диск

Особистий диск кожному й спільний диск компанії з правами на теки. Файли можна тримати на сервері або винести в S3 чи Google Диск — портал працює однаково.

квотиспільні текиS3 · Google

Облік часу

Скільки годин пішло на завдання, проєкт чи клієнта. Записує кожен за собою; чужі години бачить лише той, кому дали окреме право. Поруч — окрема вкладка чергувань із нічними й вихідними годинами.

по завданняхчергуваннязвіт за період

AI

Помічник прямо в розділах: кнопка «✨» у листі, зверненні, завданні, чаті й редакторі — переказати, запропонувати відповідь, розбити на кроки. Модель або хмарна за ключем, або своя на вашому ж компʼютері через LM Studio — тоді жоден текст не виходить за межі компанії.

своя модельоблік витратвимикається правом

Проекти

Те саме, що група, але з метою, керівником, етапами й строком. Відсоток виконання рахується знизу вгору — із завдань, а не з чийогось відчуття. Терміни видно на діаграмі Ганта, і там само їх можна посунути.

Гантетапи й шаблонипідсумок при закритті

Відпустки

Заявка, а не запис у таблиці: керівник отримує сповіщення з кнопками «Погодити» й «Відхилити», а залишок днів видно одразу в формі. На час відсутності можна призначити заміщення — і процеси підуть до заступника, а не в порожнечу.

залишок днівзаміщеннявидно в календарі

Захист порталу

Сторож файлів щодоби звіряє диск із переліком файлів релізу, завантаження перевіряються по справжньому типу, а сканери блокуються самі.

сторож файлівCSPогляд безпеки

Пошук по всьому

Один рядок шукає в завданнях, лідах, статтях, нотатках, листах, чатах, коментарях і файлах — і показує лише те, що вам дозволено бачити.

повнотекстовийу межах доступуфільтр по розділах

Мої нотатки

Блокнот, який відкривається поверх будь-якої сторінки: кольорові нотатки, історія версій, перетворення нотатки на завдання одним натисканням.

поверх сторінкиверсіїнотатка → завдання

Корпоративне радіо

Спільна хвиля для залу, цеху чи кол-центру: перелік станцій задає адміністратор, а слухає кожен зі свого місця — на компʼютері й на телефоні, не виходячи з порталу.

станціїна телефонігучність окремо

Теги й власні поля

Свої поля в завданнях, лідах і контрагентах — без доробок: текст, число, дата, перелік. Теги кольором і фільтр за ними в переліках і звітах.

свої полятегифільтри

Інтеграції

API-ключі для зовнішніх систем, заявки з сайту, вихідні вебхуки з підписом і Telegram у дві сторони: із бота можна погодити заявку, відповісти коментарем і подивитись свої завдання. Вхід у портал — паролем або через Google чи Microsoft.

REST APIвебхукиTelegram-ботвхід Google · Microsoft

Інтернет-магазин

Вітрина на тому самому порталі й тій самій базі: каталог із фільтрами, товари з варіантами, кошик і оформлення, кабінет покупця, Нова пошта й Укрпошта, оплата карткою й частинами, фіскальні чеки, фіди для Rozetka, Prom, Google і Meta, звіти по джерелах реклами та обмін із 1С. Замовлення з сайту одразу стає завданням менеджеру, а покупець — записом у довіднику.

варіанти товарузнижки й промокодиНова поштафіскальні чекимаркетплейсиобмін із 1С

Дивитись усе, що вміє магазин

окремий підпроєкт
окрема ціна

Бізнес-процеси · 12 типів кроків

Погодження, які йдуть самі

Заявка на відпустку, закупівля, вихід нового співробітника, видача готівки — це послідовність кроків, яку зазвичай тримають у голові, у листуванні й у месенджері. Тут її малюють один раз, і далі вона виконується без нагадувань і без «а хто мав погодити?».

  • Гілки, а не прямий список. Крок «Погодження» ділить процес надвоє: що робити, коли погодили, і що — коли відмовили. Умова порівнює число з анкети з константою компанії: сума понад поріг іде до директора, менша — одразу до бухгалтера.
  • Дванадцять типів кроків. Погодження, завдання, запит інформації, умова, паралельні гілки, цикл по людях, сповіщення, пауза, зміна даних, виклик вебхука, запуск іншого процесу, завершення.
  • Термін на кожному кроці. «2 робочі дні» рахуються саме робочими. Протермінований крок не висить мовчки: він підсвічує керівника окремим повідомленням.
  • Підстановки замість жорстких імен. {{form.amount}}, {{const.director}}, {{starter.name}} — схема зберігає код, а не конкретну людину. Змінився директор — правите одну константу, а не двадцять схем.
портал.ваша-компанія.ua/admin/processes
Конструктор бізнес-процесу «Погодження закупівлі»: крок погодження керівника, під ним умова про суму та гілки «якщо так» і «якщо ні»
Рис. 2Конструктор схеми. Гілки «погоджено» і «відхилено» — окремими колонками

Що бачить співробітник

Не схема, а зрозумілий хід справи

Людині не треба розуміти, як влаштована схема. Вона бачить, на якому кроці процес, хто зараз тримає чергу і що вже зроблено. Завдання з процесу — звичайні завдання порталу: із дедлайном, файлами й у загальній статистиці виконання.

  • Паралельні відділи. Один крок може запустити три гілки одночасно: IT готує техніку, кадри оформлюють документи, адміністрація видає перепустку. Процес іде далі, коли завершились усі.
  • Цикл по людях. Один крок створює окреме завдання кожному співробітнику підрозділу, групи чи ролі — так розсилають інструктажі й збирають підтвердження.
  • Чотири способи запуску. Вручну з розділу «Процеси», за подією (звернення з сайту одразу відкриває процес), за розкладом (першого числа — інвентаризація) і через API із зовнішньої системи.
  • Журнал без прогалин. Хто запустив, хто погодив, коли, з яким коментарем і які дані ввів — усе лишається в картці процесу.
портал.ваша-компанія.ua/processes
Картка процесу «Вихід нового співробітника»: три паралельні завдання різним відділам, зібрані дані анкети та журнал подій
Рис. 3Картка процесу: хід виконання, зібрані дані й журнал

Чесно про ринок

Конструктор процесів — рідкість, а не галочка в списку

«Автоматизація» у більшості систем управління завданнями — це правило «змінився статус — признач виконавця». Схема з гілками, погодженнями, паралельними відділами, термінами на кожному кроці й підстановкою даних з анкети — інший рівень. У класі корпоративних порталів «усе в одному» його має фактично лише «Бітрікс24».

Ми не стверджуємо, що більше ніхто у світі так не вміє: спеціалізовані BPM-платформи вміють, і вміють глибше. Але це інший клас продукту — окрема ліцензія на кожного користувача, впровадження із залученням консультантів, і корпоративного порталу в комплекті там немає: завдання, чат, новини й базу клієнтів довелося б купувати окремо.

Digital Workplace дає той самий сценарій, за яким компанії свого часу йшли в «Бітрікс24» — заявка, погодження, завдання, сповіщення, — але на вашому сервері, українською і без плати за кожного співробітника.

Готові схеми з коробки

Заява на відпустку, погодження закупівлі, вихід нового співробітника, інструктаж із техніки безпеки. Їх можна запускати одразу або переробити під себе.

Загальні константи компанії

Директор, бухгалтер, поріг суми, строк погодження — задаються один раз для всієї компанії. Схеми посилаються на код, а не на конкретну людину.

Запущені процеси не ламаються

Схема зберігається знімком на момент запуску. Ви можете правити її далі — процеси, які вже йдуть, дограють за старими правилами.

Документи їдуть разом із процесом

Рахунок, прикріплений на старті, видно на кожному наступному кроці й у завданні бухгалтера — шукати в листуванні не треба.

Анкета питає лише те, що до діла

Поле показується за умовою: «Потрібен договір — ні» — і реквізити з датою зникають. Умову рахує сервер, а не браузер, тож приховане поле не вимагається й не зберігається.

Процес — окремим пунктом меню

«Заявка на відрядження» стає власним пунктом лівого меню зі своїм значком і своїми ролями. Людині не треба знати слово «бізнес-процес», щоб ним скористатись.

Заявки · анкета замість листа

«А можна мені довідку?» — більше не в месенджер

Відпустка, довідка з місця роботи, доступ до програми, новий ноутбук, ремонт техніки. Працівник відкриває вітрину, обирає потрібне й заповнює коротку анкету — далі заявка йде маршрутом погодження сама.

  • Вітрина, а не пошук по людях. Картки за категоріями: «Кадри», «ІТ-підтримка», «Закупівлі». Новачок не питає, до кого йти, — він бачить перелік того, що взагалі можна попросити.
  • Анкета ставить правильні питання одразу. Місто й дати для відрядження, рівень доступу для CRM, «що саме зламалось» для ремонту. Половина переписки зникає ще до запуску заявки.
  • Видно, де вона стоїть. «Крок 1 з 2 · Погодження керівником · чекає на Шевчук І.» — без дзвінків «ну що там з моєю заявкою».
  • «Мої заявки» — рядком із даними. У переліку видно не лише назву, а й те, що людина написала в анкеті: місто, суму, модель. Дві схожі заявки не плутаються.
  • Будь-яку заявку збирає конструктор. Нову форму додає адміністратор у конструкторі процесів — з погодженнями, гілками й строками. Програміст для цього не потрібен.
портал.ваша-компанія.ua/requests
Розділ «Заявки»: картки заявок за категоріями «ІТ-підтримка» та «Кадри», нижче — «Мої заявки» з даними анкети й кроком погодження
Рис. 4Вітрина заявок і «Мої заявки» з кроком погодження

Завдання · дисципліна

Видно, що зроблено, а що просто пообіцяли

Завдання закривається не тоді, коли виконавець натиснув «готово», а коли постановник це прийняв. Тому статистика показує реальний стан справ, а не самооцінку.

  • Приймання роботи. Завдання йде на перевірку, і лише постановник переводить його в «Завершено» або повертає на доопрацювання.
  • Рейтинги за місяць. Вчасно, із запізненням, не виконано — по кожному співробітнику й відділу, з вивантаженням у CSV.
  • Нагадування до дедлайну. За кілька годин до кінця терміну виконавець отримує сповіщення — у портал і в Telegram.
  • Ескалація керівнику. Завдання, прострочене більше доби, підсвічує керівника підрозділу окремим повідомленням.
  • Черговість. «Це завдання можна робити лише після того»: завершити раніше портал не дає, а щойно попереднє закрито — виконавцеві наступного приходить сповіщення.
  • Завдання одним рядком. «Передзвонити Ковалю завтра о 10» — портал сам розбирає строк із тексту й показує розпізнану дату ще до збереження.
  • Групові дії. Позначили тридцять завдань — передали виконавця, посунули термін. У відповідь портал каже чесно: «змінено 28 з 30 (немає прав: 2)».
  • Власну роботу не приймає ніхто — навіть керівник і адміністратор. Завдання самому собі закривається кнопкою «Завершити», без вистави з перевіркою себе.
портал.ваша-компанія.ua/tasks
Канбан-дошка завдань зі стовпчиками «Нове», «В роботі», «На перевірці» та «Завершено»
Рис. 5Канбан завдань. Прострочені підсвічені червоним

Аналітика виконання

Один показник, який показує все

Дисципліна — це частка завдань, зданих вчасно. Її видно по компанії, по відділу й по кожній людині, з розбивкою по місяцях. Поруч — рейтинги найкращих, найзавантаженіших і тих, кому варто допомогти.

портал.ваша-компанія.ua/analytics
Сторінка аналітики завдань: показники вчасно, із запізненням, не виконано та дисципліна у відсотках
Рис. 6Аналітика завдань за обраний період

Проекти · етапи, строки, відсоток виконання

Коли завдань більше, ніж поміщається в голову

Проект — це та сама робоча група, але з метою, керівником, датою здачі й етапами. Ремонт, впровадження, запуск магазину, переїзд складу — усе, що триває місяцями й складається з десятків завдань.

Відсоток рахується, а не вписується

Головна причина, чому звіти про хід проектів нікому не вірять, — цифру в них ставить рукою той, хто за проект відповідає. Тут відсоток збирається знизу вгору: із завдань в етапі, з етапів — у проект. Переписати його не можна в принципі.

  • Етапи з датами й відповідальним. У кожного — план, факт і свій колір стану: заплановано, у роботі, завершено, прострочено.
  • Шаблони проектів. Набір етапів зі зсувом у днях від старту: «типовий запуск» розгортається одним натисканням, а готовий проект зберігається як шаблон на наступний раз.
  • Закриття з підсумком. Коли всі етапи завершені, портал пропонує закрити проект — рішення лишається за людиною. При закритті зберігається план і факт по кожному етапу, запізнення в днях і перелік прострочених завдань.
  • Етап може запускати бізнес-процес. Старт «Монтажу» — заявку на матеріали, завершення — процес приймання роботи.
  • Зовнішні учасники. Підрядника чи замовника можна впустити в проект, не відкриваючи йому решту порталу.
портал.ваша-компанія.ua/projects
Картка проекту: мета, керівник, відсоток виконання і список етапів із датами, відповідальними та смугами готовності
Рис. 7Етапи проекту. 47 % зібрано із завдань, а не вписано рукою

Гант

Строки видно смугами, а не списком дат

Етапи й завдання під ними — на одній шкалі, з лінією «сьогодні». Смужку можна перетягнути: зсунути термін або потягнути за правий край, щоб подовжити. Зміна одразу стає зміною в самому завданні, а не малюнком у звіті.

  • Масштаб від тижня до кварталу. Дрібні роботи видно по днях, довгий проект — цілком на одному екрані.
  • Прострочене червоним прямо на шкалі. Не треба шукати його в переліку завдань — воно само впадає в око.
  • Шаблон проекту на наступний раз. «Типовий запуск» зберігається з етапами й зсувом у днях від старту — і розгортається одним натисканням.
портал.ваша-компанія.ua/projects
Вкладка «Гант» у проекті: етапи й завдання смугами на шкалі днів, червона лінія сьогоднішньої дати
Рис. 8Діаграма Ганта: етапи, завдання й лінія «сьогодні»

Чергування · хто на звʼязку після роботи

Питання «хто сьогодні черговий» має адресу

Після шостої ламається так само, як і до неї: не друкує каса, впав сервер, не пускає в портал. Доти відповідь на «кому дзвонити» жила в чиїйсь голові й у групі в месенджері — а години, які людина просто була доступна, не рахував ніхто.

  • Кнопка «Я чергую» в меню під аватаркою. Зміна починається тоді, коли людина її почала, а не за графіком на папері. Поруч — «Завершити» з короткою нотаткою, що було за ніч.
  • Решта компанії бачить значок у верхній смужці. Хто чергує, його посада, скільки вже на звʼязку, його телефон і телефон служби — і кнопка «Написати», яка одразу відкриває особистий чат саме з ним.
  • Календар «коли я можу». Кожен, хто чергує, сам позначає дні й години — «у вівторок з 20:00 до 02:00», «усі вихідні». Той, хто складає графік, бачить готовий перелік тих, кого цього дня можна поставити.
  • Графік наперед — із годинами. Поставленому одразу приходить сповіщення, а в день чергування — нагадування почати. Рівно одне, а не щочверть години.
  • Звіт, який можна віддати в бухгалтерію. Змін і годин у кожного, окремо нічні (22:00–06:00) і вихідні, скільки звернень прилетіло за зміну, нотатки й вивантаження у CSV.
  • Забута кнопка не псує облік. Портал нагадає, що зміна триває, а після межі служби закриє її сам — і позначить це у звіті окремо, щоб забуте не рахували як відпрацьоване.
портал.ваша-компанія.ua
Картка чергового у верхній смужці порталу: служба ІТ, телефон служби, імʼя чергового, його посада, скільки вже на звʼязку, його телефон і кнопки «Написати» та «Картка»
Рис. 9Значок у смужці: хто на звʼязку і як до нього достукатись
портал.ваша-компанія.ua/time?tab=duty
Календар чергувань на місяць: позначки «можу чергувати» з годинами, поставлені за графіком люди й лічильник вільних людей у кожному дні
Рис. 10Календар: хто коли може — і кого вже поставили

Графік складають не навмання

Доти той, хто складає графік, збирав «а ти можеш у четвер?» по месенджеру: половина не відповідала, а потім виявлялось, що поставлений у відпустці. Тепер позначки чергових і сам графік — в одному календарі, і години підставляються ті, які людина вказала сама.

  • Кілька служб одночасно. ІТ, склад, безпека — у кожної свій склад, телефон, межі зміни й свій графік.
  • Поставити «поза позначками» можна. Аварія графіка не питає. Але портал про це попереджає — щоб це було рішенням, а не випадковістю.
  • Скільки роботи було за зміну. Поруч із годинами — кількість звернень: повідомлення в особисті чати й поставлені на чергового завдання за час зміни.
портал.ваша-компанія.ua/time?tab=duty
Звіт чергувань за період: кількість змін і годин, окремо нічні та вихідні, години по кожній людині й перелік змін із нотатками
Рис. 11Звіт за період: години, з них нічні й вихідні, звернення й нотатки змін

CRM · власні воронки

Жодне звернення не загубиться

Заявка з сайту, дзвінок чи лист стають лідом із відповідальним менеджером і завданням «первинний контакт» — автоматично, за хвилину після надходження.

  • Індикатор бездіяльності. Лід, по якому немає жодного активного завдання, підсвічується жовтим. Прострочене завдання — червоним. Одразу видно, де робота зупинилася.
  • Розподіл по черзі. Новий лід отримує менеджера, який найдовше не отримував звернень. Черга не збивається, коли когось додають чи прибирають.
  • Перевірка дублів. Портал упізнає номер у будь-якому записі: +38 (067) 111-22-33 і 0671112233 — той самий клієнт.
  • Конвертація одним кліком. Лід перетворюється на картку контрагента разом із контактною особою, а його завдання переїжджають туди ж.
  • Скільки завгодно воронок — із власними етапами, кольорами й порядком. «Успіх» і «відмова» — це ознака етапу, тож у вашій воронці перемога може зватись як завгодно.
  • У кожної воронки свій доступ: окремо «хто дивиться» і окремо «хто переставляє картки». Гуртові продажі не бачать роздріб.
  • Хронологія в картці. Дзвінки, листи, зміни етапів, завдання й коментарі — однією стрічкою за часом, а не п’ятьма вкладками.
  • Воронка й процеси в обидва боки. Бізнес-процес рухає картку по етапах, а перехід на етап запускає процес і сповіщає відповідального.
портал.ваша-компанія.ua/leads
Канбан лідів зі стовпчиками воронки та картками, підсвіченими попередженнями про відсутність наступного кроку
Рис. 12Канбан лідів. Жовтим — без наступного кроку, червоним — прострочене завдання

Воронка показує, де відсіюються клієнти

Скільки звернень дійшло до кожного етапу і скільки втратилося між ними. Клік по етапу відкриває саме ці ліди — щоб не гадати, а подивитися.

Поруч — джерела з конверсією в клієнта, ефективність менеджерів і причини відмов кругової діаграмою: одразу видно, проблема в ціні чи в тому, що дзвонять не тим людям.

Новий 40 В роботі 35 −13% Кваліфікований 31 −11% Переговори 19 −39% Конвертований 13 −32% Конверсія в клієнта — 32.5%

Телефонія · Бінотел

Дзвінок перестає бути тим, про що ніхто не знає

Портал забирає розмови з АТС і кладе їх у картку клієнта. Видно, хто дзвонив, коли, скільки говорили й чим скінчилось — не зі слів менеджера, а з самої телефонії.

  • Набір кнопкою з картки. АТС спершу телефонує вам, а коли ви взяли трубку — набирає клієнта. Саме в такому порядку: інакше клієнт слухав би тишу, доки ви шукаєте гарнітуру.
  • Історія просто в картці. Ліда, контрагента, контактної особи, покупця магазину. Номер у порталі записаний як завгодно — портал однаково впізнає клієнта.
  • Пропущений стає завданням. «Передзвонити» отримує той, кому дзвонили. Якщо на номер уже передзвонили — завдання не створюється, і другого по тому самому дзвінку теж не буде.
  • Журнал компанії — за окремим правом. За замовчуванням кожен бачить лише свої розмови: хто кому дзвонив і скільки говорив — це нагляд за людьми, і вмикається він свідомо.
портал.ваша-компанія.ua/calls
Журнал дзвінків: час, номер, клієнт, напрям, тривалість і кнопка «Подзвонити» в кожному рядку; пропущені виділені
Рис. 13Журнал дзвінків. Пропущені виділені, поруч із кожним — кнопка набору

Вікіпедія · база знань

Відповідь на питання «а де це в нас записано?»

Регламенти, інструкції, скрипти розмов і реквізити перестають жити в чиємусь чаті. Пошук працює і по назві, і по тексту статей, тож знайти можна навіть те, про що памʼятаєш два слова.

  • Дерево категорій. Обрали розділ — бачите все, що лежить у ньому і в підрозділах.
  • Два рівні доступу. Читають усі, а додають і правлять — лише ті, кому це доручили.
  • Закрита стаття. Матеріал можна відкрити тільки обраним ролям, підрозділам або конкретним людям — решта його навіть не знайде пошуком.
  • Історія змін. Зберігаються останні тридцять версій статті: видно, хто і що переписав.
портал.ваша-компанія.ua/wiki
Розділ «Вікіпедія»: дерево категорій ліворуч, пошук угорі та список останніх матеріалів
Рис. 14База знань: каталог, пошук і останні матеріали

Пошта · IMAP

Листи в тому ж вікні, що й завдання

Скринька підключається по IMAP — тій самій, що й у поштовій програмі. З листа одним рухом робиться завдання: тема стає назвою, текст — описом, посилання на лист лишається в картці.

  • Листи не зберігаються в нас. У базі порталу лежать лише службові дані для списку — від кого, тема, дата. Саме́ тіло листа й вкладення щоразу читаються з вашого поштового сервера і на диск порталу не потрапляють ніколи.
  • Особисті та спільні скриньки. Кожен підключає свою пошту, а корпоративні info@ чи sales@ заводить керівник і роздає доступ — окремо на читання, окремо на право писати від імені компанії.
  • Зовнішні картинки заблоковані. Саме ними розсилки стежать за прочитанням. Показуються тільки після вашого натискання.
  • Паролі зашифровані. Ключ лежить у файлі поза коренем сайту, тож дамп бази сам по собі паролів не дає.
портал.ваша-компанія.ua/mail
Розділ «Пошта»: список папок, пошук і вхідні листи з позначками про вкладення та важливість
Рис. 15Вхідні. Непрочитані виділені, поруч — позначки вкладень

Диск · файли компанії

Версії замість «договір_остаточний_2_правки.docx»

Файл на диску лишається один. Кожне перезавантаження стає новою версією: видно, хто залив, коли і скільки вона важить, — і будь-яку стару версію можна завантажити або повернути.

  • Повернення старої версії створює нову, а не відкочує. Крок назад лишається можливим завжди: портал не дає стерти те, що вже було.
  • Пошук заглядає всередину файлів — у docx, xlsx, pptx, odt, rtf, csv, txt і PDF. У результатах видно уривок навколо збігу, і знайдеться лише те, що вам і так відкрито.
  • Картинки й PDF відкриваються в порталі, сусідні файли гортаються стрілками — без завантаження на компʼютер.
  • Три диски поруч: особистий, компанії і «спільні зі мною». Квоти, кошик і зберігання у вашому сховищі, S3 або Google Drive — на вибір.
портал.ваша-компанія.ua/disk
Розділ «Диск»: тека з файлами проекту, у кожного розмір і дата, в одного — позначка другої версії
Рис. 16Тека проекту. Позначка «в. 2» — у файла є історія

Навчання · курси й перевірка знань

Інструктаж, про який видно, що його пройшли

Курс складається з матеріалів і опитувань. Портал сам призначає його новим людям, нагадує про дедлайн і через рік просить пройти знову — так, як цього вимагають інструктажі з охорони праці.

  • Мінімальний час читання. Перевіряється на сервері, а не в браузері: пролистати матеріал за три секунди й натиснути «ознайомлений» не вийде.
  • Питання випадковою вибіркою. З банку питань кожному дістається свій набір, тож переказати відповіді колезі марно.
  • Сертифікат для друку і зведення для керівника: хто пройшов, хто ще ні, у кого горить строк.
портал.ваша-компанія.ua/edu
Розділ «Навчання»: показники призначених і пройдених курсів, нижче — картки курсів із дедлайнами
Рис. 17Мої навчання: що призначено, що обовʼязкове і до якої дати

Пошук · одразу по всьому порталу

Шукати в одному місці, а не в семи

«Де ця домовленість — у чаті, в пошті чи в нотатці?» Портал шукає одразу скрізь: завдання й коментарі до них, ліди й контрагенти, новини, статті бази знань, люди, групи, чат, пошта, календар, нотатки й файли. Результати згруповані за розділами, з переходом одним натисканням.

  • Лише те, що вам дозволено бачити. Пошук ніколи не показує чужого листа чи закритої статті: межі доступу діють і тут, а не лише в самих розділах.
  • Звуження одним натисканням. Чипи «Завдання», «Чат», «Пошта», «Нотатки» — коли ви вже знаєте, де саме шукати.
  • Повнотекстовий, а не «схоже на назву». Шукає в тексті: у тілі листа, у коментарі до завдання, у статті бази знань.
портал.ваша-компанія.ua/search
Сторінка пошуку по порталу: один запит і результати, згруповані за розділами — завдання, база знань, календар, нотатки
Рис. 18Один запит — відповідь із усіх розділів одразу

Ваша думка · ідеї, пропозиції, скарги

Скринька, якій вірять

Скриньку для пропозицій ставили всі. Працює вона рідко, і причина завжди та сама: люди не вірять, що вона анонімна, — і мають рацію.

Анонімність, яку можна перевірити

Зазвичай «анонімно» означає, що автор лежить у базі, а інтерфейс просто не показує імені. Такий запис відкриває будь-хто з доступом до phpMyAdmin — і той, хто колись відновлюватиме резервну копію. Люди це припускають, тому й не пишуть.

Тут анонімне звернення не має автора взагалі: поле в базі порожнє, у журналі подій про подання немає жодного запису. Людина отримує таємне посилання — тільки ним можна повернутись у свою гілку й прочитати відповідь.

  • Ціна названа вголос. Анонімному не приходять сповіщення, його звернення немає в «Моїх», а таємне посилання не відновити. Портал пише про це до натискання, а не після.
  • Винагорода все одно можлива. Автор сам натискає «розкрити себе», коли його ідею взяли в роботу. Без цієї кнопки «пишіть анонімно» і «найкращі ідеї відзначимо» суперечили б одне одному.
  • Проміжний режим. «Конфіденційно» — імʼя бачить лише відповідальний, і кожне його відкриття записується в журнал подій.
  • Скарга на керівника — повз керівника. Окремий маршрут на гарячу лінію. Якщо скарга падає в чергу того, на кого скаржаться, розділ не просто не працює — він шкідливий.
портал.ваша-компанія.ua/voice
Форма подання звернення: три режими підпису — своїм імʼям, конфіденційно та анонімно; під анонімним режимом окремо перелічено, чого людина через нього позбувається
Рис. 19Три режими підпису. Під анонімним — те, чого він коштує

Друга причина, чому такі розділи вмирають

Людина подала ідею, нічого не сталося — і через три місяці не подає ніхто. Закрити розділ після цього не соромно: «ним усе одно не користуються».

Тому в кожного звернення є строк на першу відповідь, а не на впровадження: ідея може робитись місяцями, ранить не це, а мовчання.

  • Відхилити мовчки не можна. Відмова вимагає письмової причини. Це найкорисніше правило розділу: «відхилено» без пояснення вчить рівно одного — більше не писати.
  • Прострочене не губиться. Нагадування відповідальному, далі — один раз його керівникові. Раз на тиждень керівництву йде коротке зведення.
  • Дошка «Впроваджено». Перелік того, що реально зробили за чиєюсь ідеєю, з описом — що саме. Єдиний аргумент, який справді змушує писати.
  • Видно, чи розділ працює. Подали / впровадили / середній час до першої відповіді. Розділ, у якого друге й третє погані, не врятує жоден інтерфейс.
портал.ваша-компанія.ua/voice
Стрічка звернень: ідеї та пропозиції з кількістю голосів, позначками стану «Впроваджено», «Нове», «Розглядається» та рубриками
Рис. 20Стрічка. Ліворуч — голоси підтримки, поруч зі станом — рубрика й автор

Опитування персоналу

Один варіант, кілька, оцінка 1–5 або своя відповідь. Адресується всій компанії, підрозділу, групі чи ролі.

Анонімне опитування не зіставляється

Відповіді й «хто вже пройшов» лежать у різних таблицях без спільного ключа, а час в обох округлено до години — інакше їх можна було б склеїти за секундою.

Рубрики зі своїм відповідальним

Умови праці, процеси, ІТ, клієнти, безпека. Одна людина на всі рубрики — вузьке місце: через місяць вона не встигає, і розділ виглядає мертвим.

Голоси — тільки на ідеях

На скаргах їх немає навмисно: скарга з сорока голосами це вже трудовий конфлікт, а не рейтинг.

Сповіщення · телефон, компʼютер, Telegram

Нагадування доходить навіть тоді, коли портал закритий

Портал шле сповіщення на телефон і компʼютер одночасно — на всі пристрої, де людина їх увімкнула, і другий не витісняє перший. А дедлайни, нові ліди й важливі події він ще й дублює в Telegram: туди повідомлення доходить навіть тоді, коли портал закритий.

  • Кожен налаштовує сам. Сім типів сповіщень окремими перемикачами: дедлайни, події по завданнях, CRM, новини, групи, чат, ранкове зведення.
  • Тихі години. Уночі бот мовчить, але нічого не губить — усе приходить одним пакетом зранку.
  • Ранкове зведення. Одне повідомлення о 9:00: завдання на сьогодні, прострочення, ліди без наступного кроку.
  • Підключення за 10 секунд. Співробітник відкриває профіль, отримує код і надсилає його боту.
  • Видно, чому не приходить. У списку пристроїв стоїть час останнього сповіщення, а якщо воно не дійшло — текст помилки. Це єдина чесна відповідь на «у мене не працює».
  • Дзвіночок згортає однакові. Замість пʼятдесяти рядків про одне завдання — один рядок із написом «ще 49».
  • Бот працює в дві сторони. Під сповіщенням — кнопки: погодити заявку, взяти завдання, відкласти на завтра. Відповідь на повідомлення бота стає коментарем у самому завданні.
  • Команди для щоденного. /tasks, /today, /new — подивитись свої завдання й завести нове, не відкриваючи портал.
Портал дедлайн, лід, коментар Черга тихі години, повтори при збої Telegram повідомлення з кнопкою ПОДІЯ ДОСТАВКА ≈ 1 ХВ Сповіщення однаково лишається в дзвіночку порталу — перемикачі керують лише тим, що дублюється в месенджер.
портал.ваша-компанія.ua/profile
Вкладка «Сповіщення» в профілі: підключений Telegram і перемикачі типів сповіщень із тихими годинами
Рис. 21Налаштування сповіщень у профілі співробітника

Помічник · усередині розділів

Модель може працювати на вашому ж сервері

Помічник живе не окремим «чатом з AI», а там, де робота: у листі, у зверненні, у завданні, у чаті й у будь-якому текстовому полі. Кнопка «✨» поруч — і все.

Портал лист · завдання Своя модель LM Studio, ваш сервер Хмарна модель за вашим ключем Облік і межі хто й скільки ліміт на місяць ТЕКСТ НЕ ВИХОДИТЬ ЗА МЕЖІ КОМПАНІЇ, ЯКЩО МОДЕЛЬ СВОЯ
  • У пошті. Стисло переказати довгий лист, запропонувати відповідь у вашому тоні, зробити із листа завдання з терміном.
  • У зверненнях. Переказ довгого звернення й чернетка відповіді — редагувати її однаково вам, але з чистого аркуша починати не доводиться.
  • У завданнях. Розбити велике завдання на кроки — як чек-лист, який лишається редагувати.
  • У будь-якому тексті. Виправити помилки, скоротити, розгорнути, зробити офіційнішим, перекласти — просто в редакторі.
  • Своя модель — текст лишається у вас. LM Studio на вашому ж сервері, і жоден рядок не йде в чужу хмару. Потрібна хмарна — працює й вона, за вашим ключем.
  • Витрати видно, і їх можна обмежити. Облік по людях і розділах, місячний ліміт, і право «користуватись помічником» — як і будь-яке інше право ролі.

Інтеграції · REST API

Портал розмовляє з рештою вашого софту

Заявка з сайту стає лідом, ваш облік створює завдання по відвантаженню, а зовнішня система дізнається про закриту угоду тієї ж секунди.

Digital Workplace ваш сервер Форма на сайті POST /hooks/lead Ваш облік POST /hooks/task Телефонія, пошта API-ключ Bearer Вебхуки назовні підпис HMAC Telegram-бот сповіщення PWA на телефоні офлайн-кеш
  • Заявки з сайту. Форма надсилає дані на портал — і за хвилину менеджер уже дзвонить. Повторне звернення з того самого номера не створює дубля.
  • API-ключі з обмеженням прав. Зовнішня система отримує рівно те, що їй потрібно, і нічого зайвого.
  • Вихідні вебхуки з підписом. Ваша система переконується, що подія справді від порталу. Невдалі спроби повторюються за розкладом.
  • PWA. Портал ставиться на телефон як застосунок — з іконкою на екрані й швидким запуском.

Інтерфейс · світла й темна тема

Однаково зручно з ноутбука й з телефона

Один інтерфейс на всіх пристроях. Тему кожен обирає під себе — світлу, темну або як у системі; вибір зберігається за співробітником і переноситься на інші пристрої.

темна тема
Список завдань у темній темі
Рис. 22Темна тема — повноцінна, не інверсія кольорів
Канбан лідів на екрані смартфона
Рис. 23Той самий портал на телефоні

Безпека · доступ · збереження

Права до кожної дії, а не «адмін і всі решта»

Ролі збираються з окремих дозволів: хто бачить усі завдання, хто редагує контрагентів, хто відкриває аналітику, хто заходить в адмінпанель.

40
окремих дозволів
Ролі налаштовуються під ваш штат, а не навпаки
2FA
двофакторний вхід
Google Authenticator та інші TOTP-застосунки
100
% журналювання
Хто, що і коли змінив — із можливістю вивантажити
ZIP
резервні копії
За розкладом або кнопкою, з базою і файлами

Паролі — поза папкою сайту

Файл із доступами до бази лежить рівнем вище кореня сайту, куди вебсервер не має доступу. Завантажені файли — теж.

Журнал подій і активні сесії

Видно, з яких пристроїв заходив співробітник, і будь-яку сесію можна завершити віддалено.

Політика паролів

Мінімальна довжина, обов'язкові символи, термін дії, блокування після невдалих спроб — усе задається в адмінці.

Оновлення без перевстановлення

Нова версія заливається файлами, структура бази оновлюється сама. Дані на місці, налаштування збережені.

Вхід через Google або Microsoft

Якщо компанія вже живе в робочому акаунті — портал пускає тим самим входом. Вимкнено за замовчуванням, вмикається галочкою, і тільки для тих, хто вже заведений у порталі: новий працівник сам себе так не створить.

Відкат до попередньої версії

Оновлення не сподобалось — портал повертається на попередню версію однією кнопкою, зі знімка, зробленого перед оновленням. Збої в браузерах після оновлення портал бачить сам і показує їх адміністратору.

Кнопка «закрити портал»

Якщо щось пішло не так, портал закривається для всіх, крім адміністратора, — однією дією й із підтвердженням паролем. Усередині лишається вхід за особистим посиланням, щоб розібратися спокійно.

Сторож файлів

Щодоби звіряє диск із переліком файлів релізу й називає три різні речі окремо: файл змінено, файл чужий, файл зник. Саме так помічають злам, а не за відчуттям «портал якось дивно працює».

Файл перевіряється по вмісту, а не по назві

Подвійні розширення й код усередині «картинки» не проходять, SVG чиститься при завантаженні, а боти-сканери блокуються після кількох запитів на кшталт /wp-login.php.

Придбання · два способи

Купити назавжди або платити щомісяця

Вартість залежить від розміру компанії та потрібних доробок, тому визначається індивідуально. Зателефонуйте — порахуємо під ваш випадок за один дзвінок.

Варіант 1

Коробкова версія

Ви отримуєте систему у власність і розгортаєте її на своєму сервері. Далі вона ваша — назавжди.

  • Усі модулі без обмежень за кількістю користувачів
  • Установка й перенесення наявних даних
  • Навчання співробітників і адміністратора
  • Доробки під ваші процеси — за окремою домовленістю
Оплата одноразова · ціна договірна
Дізнатися вартість
Варіант 2

Підписка

Почати без великого стартового платежу. Портал так само працює на вашому сервері — підписка покриває супровід і розвиток.

  • Ті самі модулі, без обмежень за користувачами
  • Оновлення версій і технічна підтримка включені
  • Допомога з резервним копіюванням і оновленнями
  • Можна перейти на коробку в будь-який момент
Оплата щомісячна · ціна договірна
Обговорити умови

Контакти

Розкажіть, як працює ваша компанія

За один дзвінок розберемося, які модулі вам справді потрібні, і домовимося про вартість. Показати систему в роботі можемо того ж дня.

097 384 64 72
Viber Telegram

Дзвоніть або пишіть у месенджер — відповімо в обох

Digital Workplace · корпоративний портал Розроблено в Україні 097 384 64 72 English digitalworkplace.myukr.biz